Будет интересно
Статьи

Как должны быть оформлены личные дела сотрудников

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования


Оглавление Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании. В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение.

Состав личного дела работника

Поэтому познакомимся с ними внимательнее. Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.

В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос.

и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить: какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью; порядок ведения; перечень работников, на которых будут оформляться ЛД; порядок доступа к информации; сроки и режим хранения; особенности сдачи в архив или уничтожения

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.

Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности.

Сроки хранения документов указаны в: — Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182); — Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Личные дела работников: кто должен оформлять

Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах. Но в любом случае на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника».

Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. 12 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени 1. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах. 2. В обязательном порядке на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника», где раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т.

д. 3. Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа.

Перечень документов в личном деле сотрудника


К ним относятся:

  1. соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  2. приказы , о ;
  3. ;
  4. приказ об увольнении.
  5. и записки;
  6. или наложении ;
  7. и дополнительные соглашения к нему;
  8. (если должность ее предусматривает);

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных.

Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого. В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  1. свидетельства о присвоении ИНН;
  2. страницы паспортов;

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.
14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника. Видео — о ведении личных дел сотрудников: Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель.

Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству. Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  1. какие документы входят в состав ЛД;
  2. кто формирует ЛД;
  3. где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  1. согласие на обработку персональных данных;
  2. договор о материальной ответственности и т. д.
  3. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  4. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  5. трудовой договор (экземпляр работодателя);
  6. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  7. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  8. копию приказа о приеме на работу;

В период работы досье пополняют:

  1. дополнительные
  2. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  3. копии документов о повышении квалификации;
  4. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);

Размещайте все документы в определенной последовательности.

Все папки в общем случае храните в кадровой службе.

Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено.

Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении.

Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.