Будет интересно
Статьи

Приказ ответственного за архив в организации

Приказ ответственный за архив


Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо. Как нужно вести архив Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено.

Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом. Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться.

Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет. В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Ответственный за архив

ежегодно, до 25 декабря, представлять на утверждение управделами администрации города сводную номенклатуру дел. 3. Создать постоянно действующую центральную экспертную комиссию администрации города в составе: председатель В.В.Шевцова; заместитель председателя В.Н.Чуенко Члены: Н.П.Бесхлебная О.Г.Турсукова Т.В.Кулешова В.Д.Шабаев Л.И.Люсая Т.М.Охрименко М.И.Тищенко 4.

Утвердить прилагаемое положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии администрации города (ЦЭК). 5. Членам ЦЭК в своей работе руководствоваться Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами архивного отдела администрации Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации города, нормативно-методическими документами Росархива и госархива Хабаровского края. 6. Центральной

, в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ .

разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;— о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее — ОДО).3.

Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.).

В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.4. Назначить должностных лиц, перечисленных

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.

Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.

В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива.

Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации. Пример таких обязанностей можно посмотреть в . С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения. Организациям и ИП

Приказ о сдаче документов в архив образец

Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е.

начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года. Дела группируются по срокам следующим образом:

    постоянное хранение временное хранение предназначенные к уничтожению

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями. Документы, предназначенные к передаче, можно группировать по следующим признакам:

    номенклатура хронология дата географический признак алфавит

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив: Сгруппированные документы сшиваются в твердый переплет.

Листы дела сшиваются и пронумеровываются.

Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура.

Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.
Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет. В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся). Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.
Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Рекомендуем прочесть:  Виды самоходных машин

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие.

Приказ о назначении ответственного за архив.

образец и бланк 2020 года

Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов. Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива. Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).

Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.

Приказ о хранении документов в организации образец

При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства. Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия.

Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования. Как хранить приложения к приказам?

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Приказ об организации архива на предприятии

Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек. Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов.

Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:

  1. рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;
  2. температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;
  3. необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли.

Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание.