Будет интересно
Статьи

Скачать акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения бланк

Скачать акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения бланк

Акт на уничтожение документов (бланк образец 2019)


Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

Это связано с тем, что разновидностей множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д.

Образец акта на уничтожение документов

Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку.

По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов.
Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий. Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок.

Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации.

Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации). На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению.

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена.

Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа.

Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. содержит полный уничтоженных наименований.

Обязательно

Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции. Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации.

Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.
Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года.

О составлении мы подробно рассказывали в статье «», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа. Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

Если срок хранения бухгалтерских истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (). Естественно, что, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя. В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.

При этом перечень уничтожаемых может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских. Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Образец акта об уничтожении документов

– председатель комиссии;

  • Петров И.Н.

    – секретарь;

  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
  • По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

    Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

    Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве. Шаг 3. Заполним табличную часть:

    1. номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись.
    2. укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
    3. заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
    4. укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;

    Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

    При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.

    Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения. Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов. Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

    Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

    Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

    Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

    Со временем истекают отведенные государством сроки хранения, они теряют значимость и становятся ненужными. Избавиться от них можно, проведя необходимые процедуры.

    Основным процесса уничтожения является акт о выделении бумаг. В нем представлен перечень ликвидируемых документов и их количество.

    Форма акта утверждена Правилами. При подготовке к утилизации также нужно руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения бумаг АО, утвержденным Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг Постановлением 3 03-33/пс от 16.07.03. в нем определено: Для гарантированной сохранности, акты формируют после описей дел постоянного и временного хранения.

    Описи и акты рассматривает экспертная комиссия и утверждает директор организации. Дела в утвержденном акте на уничтожение должны располагаться отдельно от прочих бумаг.